Le Fonds XOESE recrute une Responsable Finances & Ressources Humaines
Lieu : Lomé, Togo
Date limite de candidature : 7 juin 2020
Type de contrat : CDI
Langues requises : Français, Anglais
I/ HISTORIQUE
Le Fonds XOESE est une fondation féministe créée le 1er septembre 2015. Ses objectifs sont de :
• Appuyer financièrement la mise en œuvre des initiatives promouvant les droits des femmes, des jeunes femmes et des filles ;
• Renforcer les capacités institutionnelles des organisations de femmes et de jeunes femmes ;
• Encourager et appuyer des initiatives innovantes d’autonomisation des organisations des femmes et de jeunes femmes.
Son secrétariat est basé à Lomé au Togo. Mais le personnel de XOESE est constitué d’employée-s et de volontaires basé-e-s au siège ou à domicile.
Sa zone de couverture comprend au total les 25 pays francophones du Grand Sud. Le Fonds XOESE y mènera à terme ses activités d’octroi des subventions et de renforcement de capacités en faveur des organisations de femmes et de jeunes femmes.
II/ RESUME DES PRINCIPALES FONCTIONS
La Responsable Finances & Ressources Humaines est une personne ayant une expérience avérée dans la gestion financière des projets et dans le management du personnel et passionnée par les droits des femmes et l’égalité des genres.
Travaillant sous la supervision de la Présidente, elle coordonne les opérations financières et gère l’ensemble des ressources humaines (personnel, consultant-e-s, stagiaires, etc.) du Fonds et assume d’autres responsabilités selon les besoins du Fonds.
2.1. Finances
• Elaborer les budgets des projets/programmes et le budget annuel du Fonds de manière claire et bien détaillée conformément aux procédures internes, et s’assurer qu’ils répondent aussi aux exigences des donateurs ;
• Produire des rapports financiers et des prévisions/prospections de dépenses facilitant la prise de décision à l’intention des Responsables de départements de la Présidente et du Conseil d’Administration ;
• S’assurer que des systèmes, des procédures et des contrôles financiers rigoureux soient en place au sein du Fonds et que les règles établis soient effectivement utilisées, régulièrement révisées et leur respect correctement et scrupuleusement documentés ;
• Superviser le personnel départemental.
2.2. Ressources Humaines
• Finaliser de la politique des Ressources Humaines (RH) du Fonds, contribuer à sa mise en œuvre et à la gestion des données individuelles et collectives du personnel ;
• Programmer, préparer et suivre les actes de gestion administrative et financière relatifs à la carrière du personnel (recrutement, nomination aux postes de responsabilité, avancement, mise en disponibilité, différents types de congés, radiations, missions et déplacement, formation professionnelle, paie, etc.) ;
• Informer, orienter et conseiller les employé-e-s ;
• Coordonner l’évaluation des dispositifs, des processus et des outils RH du Fonds.
III/ PRINCIPALES TACHES
3.1. Finances (70%)
3.1.A. Système financier interne
• Concevoir, s’assurer de la mise en œuvre, et le cas échéant, améliorer les outils de contrôle de qualité déjà existants au sein du Fonds, y compris les manuels, les listes de contrôle, les modèles, etc. ;
• S’assurer que les procédures internes du Fonds sont scrupuleusement respectées en ce qui concerne l’approvisionnement des comptes caisse et banque de projets spécifiques, la gestion de la comptabilité, les dépenses quotidiennes et la mise en œuvre des activités à travers un suivi régulier avec les employé-e-s impliqué-e-s et les partenaires.
• Développer et maitriser l’utilisation d’outils internes permettant de suivre le portefeuille des subventions en cours, les financements sécurisés et ceux en cours de négociation, le calendrier de soumission des rapports et les autres engagements du Fonds, les soldes de trésorerie et s’assurer qu’ils sont tenus à jour.
• Contribuer au travail de tous les départements et s’assurer que toutes les équipes respectent les règlements financiers, les politiques et les procédures du Fonds.
3.1.B. Planification financière
• Coordonne le processus d’élaboration du budget prévisionnel annuel et pluriannuel sous la supervision de la Présidente ;
Effectuer, conjointement avec les responsables des départements, les prévisions mensuelles des liquidités de trésorerie à disponibiliser pour la bonne continuité des activités des différents départements du Fonds.
3.1.C. Gestion des partenariats
• Effectuer, en collaboration avec l’Equipe des Subventions, les vérifications approfondies sur les partenaires potentiels du Fonds.
• Élaborer les conventions de subvention entre le Fonds et ses organisations récipiendaires et veiller aux respects des délais contractuels ;
• Examiner et traiter les demandes de transfert de fonds aux récipiendaires et partenaires, en s’assurant d’une disponibilité suffisante de trésorerie pour effectuer les paiements ;
• Examiner les Conventions de financement et de cofinancement proposées par les donateurs et d’autres partenaires et relever à la Présidente les points à améliorer ou à renégocier ;
• Fournir une expertise technique, des conseils et un soutien financier et contractuel aux autres membres du personnel et aux partenaires du Fonds.
• Entreprendre des visites d’assistance technique et de suivi auprès des partenaires du Fonds, en collaboration avec les équipes des Subventions, du Suivi, Evaluation et Apprentissage, et des programmes, selon les besoins.
3.1.D. Suivi budgétaire
• Surveiller les flux des dépenses et alerter rapidement les Responsables de départements appropriés et la Présidente sur tous les sous-dépenses ou les dépassements importants des lignes budgétaires des budgets approuvés ;
• Faire la revue des budgets des projets des organisations récipiendaires et travailler avec elles de manière proactive afin d’assurer une utilisation optimale des ressources allouées et d’accroitre leurs performances.
3.1.E. Rapports et processus financiers
• Produire des rapports financiers mensuels sur toutes les transactions financières du Fonds et y intégrer les commentaires pertinents à l’attention des Responsables des départements et de la Présidente ;
• Produire les états mensuels de rapprochement de tous les comptes du Fonds ;
• Elaborer les rapports financiers de progrès et finaux à soumettre aux donateurs en se conformant aux exigences de chacun, et en respectant les délais convenus ;
• Elaborer les rapports financiers annuels d’exécution des projets/programmes individuels et du Programme annuel et pluriannuel du Fonds de manière claire et bien détaillée conformément aux procédures internes.
3.1.F. Audits et contrôles internes
• S’assurer que le Fonds se conforme à tous les exigences en matière d’audit et aux lois financières en vigueur au Togo et dans les pays où le Fonds mène ses activités ;
•Préparer le calendrier des audits, coordonner les processus et fournir l’assistance nécessaire aux auditeurs externes et contrôleurs internes pour l’exécution de leurs tâches ;
• Préparer les états financiers du Fonds et tous les documents de travail à mettre à la disposition des auditeurs financiers.
3.2. Ressources Humaines
3.2.A. Gérer administrativement le personnel
• Etablir et tenir à jour les dossiers administratifs du personnel et remplir les obligations légales ;
• Gérer les contrats de travail (rédaction, suivi, suspension, rupture) ;
• Effectuer la gestion de proximité des dossiers du personnel (pointage, absences, temps de travail, accidents du travail, suivi disciplinaire, etc.) ;
3.2.B. Gérer la paie du personnel et les déclarations sociales
• Elaborer et veiller à la mise à jour de la grille salariale et de la politique de rémunération du Fonds ;
• Procéder aux différents calculs du bulletin de salaire cadre ou non cadre ;
• Établir et contrôler les paies spécifiques ;
• Calculer les charges sociales et établir les déclarations sociales (mensuelles, trimestrielles et annuelles) en conformité avec la législation du Togo et des pays où sont basées les employé-e-s du Fonds ;
• Effectuer l’abonnement aux polices d’assurances et s’assurer de leur mise à jour.
3.2.C. Gérer les entrées et les sorties
• Coordonner l’ensemble du processus de recrutement au sein du Fonds (de l’expression du besoin, l’élaboration et la publication des offres, la présélection et l’organisation des entretiens d’embauche, à la prise de fonction) ;
• Crée les conditions pour le développement des compétences individuelles et collectives ;
• Concevoir et mettre en place le plan de formation du personnel (recueil des besoins de formations, élaboration du plan…) ;
• Organiser les séances de formation, en collaboration avec la Responsable du Renforcement des Capacités, (identification des prestataires, rédaction du cahier des charges, négociation avec les prestataires…) ;
• Faciliter la prise de poste des nouvelles/nouveaux employés(es) et contribuer à l’évolution interne des plus anciens (nes) ;
• Favoriser l’appropriation des nouvelles compétences nécessaires au sein du Fonds ;
• Recenser les compétences déjà existantes et inexploitées et les mettre en valeur ;
• Responsabiliser les salariés à tous les niveaux.
3.2.D. Effectuer le suivi administratif des relations sociales
Organiser et gérer les réunions avec le personnel ;
• Assurer la fluidité des informations aux et communications avec les employé (es) (concevoir un affichage, un support audio-visuel d’orientation du personnel, etc.) ;
• Animer les relations sociales ;
• Mettre en place les moyens d’améliorations des conditions de travail (hygiène et sécurité, aménagement du temps de travail,) ;
• Gérer les relations avec l’inspection du travail, la sécurité sociale, les avocats, etc.
3.2.E. Gérer les problèmes sur le lieu de travail
• Recevoir tout(e) employé(e) demandant des explications sur sa situation ;
• Recevoir les employés(es) posant problème ;
• Arbitrer les litiges et désamorcer les conflits ;
• Informer les collaboratrices/collaborateurs de tout changement les concernant.
IV/ COMPETENCES
4.1. Compétences en Finances
4.1.a. Compétences techniques
• Compétence avérée en matière de gestion financière, y compris la conception de mesures de contrôle interne et de réduction des risques pour les projets financés par les bailleurs de fonds ;
• Parfaite connaissance et expérience dans l’utilisation du logiciel Sage Saari, QuickBooks et Excel ;
• Familiarité avec les procédures financières et les conditionnalités des bailleurs de fonds, des agences de développement et des OING ;
• Connaissance approfondie du Règlement financier, de règles de gestion financière et des politiques, procédures et opérations financières est fortement souhaitable ;
• Bonne connaissance des pratiques en vigueur en matière de ressources humaines et d’administration au sein des organisations à but non lucratif ;
• Excellentes aptitudes de rédaction et de communication orale en français
• Capacité à gérer plusieurs tâches en même temps et à les accomplir dans des délais courts et sous pression.
• Aptitude à travailler en équipe ou de façon indépendante, à superviser, déléguer et motiver le personnel
4.1.b. Professionnalisme
• Aptitude à donner des conseils appropriés à la Présidente et aux Responsables des départements, dans divers domaines touchant aux questions budgétaires et financières ;
• Aptitude à appliquer les règles, règlements, politiques et directives du Fonds et de l’OHADA dans le cadre du travail et à établir des rapports sur des décisions administratives essentielles ou à justifier celles-ci ;
• Faire preuve de compétence professionnelle et de maîtrise du sujet ;
• Apporter à l’exécution de ses tâches la conscience et le souci d’efficacité voulus pour être en mesure d’honorer les engagements contractés, de tenir les délais impartis et d’obtenir les résultats escomptés ;
• Persévérer face aux obstacles et aux difficultés ;
• Garder son calme dans les situations de crise.
4.1.c. Aptitude à la communication
• Ecouter les autres, bien les comprendre et donner suite comme il convient ;
• Savoir adapter le langage, le ton, le style et la présentation au public auquel on s’adresse ;
4.1.d. Esprit d’équipe
• Collaborer avec ses collègues afin d’atteindre les objectifs du Fonds ;
• Solliciter les apports, apprécier à leur juste valeur les idées et la compétence de chacun et être prête à apprendre de l’autre ;
• Faire passer l’intérêt de l’équipe avant son avantage personnel ;
• Accepter les décisions finales du groupe et s’y plier, même si elles ne cadrent pas parfaitement avec sa position propre ;
4.1.e. Sens des responsabilités
• Assumer toutes ses responsabilités et honorer ses engagements ;
• Se conformer aux règles et procédures de l’organisation ;
• Soutenir ses subordonnés, les encadrer et assumer la responsabilité des tâches qui leur sont déléguées ;
• Prendre personnellement la responsabilité de ses propres erreurs et, le cas échéant, de celles de son service.
4.1.f. Qualités de cheffe/collaboratrice
• Servir de modèle à son entourage ;
• Contribuer avec chacun des membres de son équipe au développement des atouts nécessaires pour atteindre les objectifs visés ; • Prévoir les conflits et s’efforcer de les résoudre à l’amiable ;
• S’investir dans le changement et le progrès ;
• Avoir le courage de prendre des positions impopulaires.
4.1.g. Sûreté de jugement/aptitude à décider
• Discerner les éléments clefs dans les situations complexes et aller rapidement au cœur du problème ;
• Ne prendre de décisions qu’après en avoir mesuré les conséquences pour autrui et pour le Fonds ;
• Ne proposer de lignes d’action ou formuler de recommandations qu’en toute connaissance de cause ;
Savoir prendre des décisions difficiles quand les circonstances l’exigent.
4.1.h. Expérience et compétences essentielles
• Expérience de la gestion financière et de la budgétisation interdépartementale dans le secteur des ONG internationales ;
• Solides compétences analytiques et techniques en comptabilité financière et capacité à produire et interpréter des états et des rapports financiers ;
• Expérience dans l’élaboration des budgets complexes et détaillés des documents projets/programmes ;
• Bonne expérience dans la gestion financière des programmes internationaux ;
• Forte capacité rédactionnelle et compétences en présentation et en communication interpersonnelle, verbale et écrite ;
• Capacité d’influencer et de négocier efficacement ;
• Expérience avérée de travail efficace dans des équipes multidisciplinaires et interculturelles ;
• Expérience dans l’élaboration et la gestion de systèmes opérationnels financiers, des calendriers et des rapports ;
• Expérience de travail avec les organismes financiers internationaux et familiarité avec leurs différentes règles et réglementations de conformité ;
• Expérience dans la budgétisation et la gestion comptable des programmes, y compris dans le recouvrement des coûts, la gestion des flux de trésorerie et l’élaboration des rapports ;
• Aptitude avérée à établir des priorités dans un environnement de travail exigeant avec de multiples responsabilités et à respecter des délais serrés ;
• Expérience dans l’organisation de formation et de coaching ;
• Capacité à voyager en Afrique et à l’international en fonction des besoins du Fonds ;
• Capacité de créer, d’introduire et d’être ouverte à de nouvelles pratiques, concepts, idées et changements et de démontrer votre engagement envers le développement personnel ;
• Très organisée, flexible et capable de travailler de manière autonome avec très peu de supervision ;
• Honnêteté et intégrité, y compris le désir d’accepter la propriété et la responsabilité, tout en faisant bien les choses et en atteignant des objectifs ambitieux.
4.2. Compétences en ressources humaines
4.2.a. Savoir
– Gestion des ressources humaines ;
– Management des organisations ;
– Changement organisationnel ;
– Droit de travail et droit de la fonction publique ;
– Sociologie des organisations ;
– Coaching ;
– Management et leadership ;
– Andragogie.
4.2.b. Savoir-faire
– Réaliser un diagnostic GRH (Gestion des Ressources Humaines) ;
– Concevoir et piloter un projet GRH ;
– Mettre en œuvre et appliquer une ingénierie des compétences ;
– Concevoir des politiques de développement des compétences ;
– Concevoir et élaborer un système de référencement GRH ;
– Concevoir et analyser des indicateurs et des tableaux de bord GRH ;
– Conduire une négociation ;
– Animer une réunion ;
– Réaliser des enquêtes, collecter et exploiter les données ;
– Elaborer des plans de formation ;
– Concevoir des méthodes de suivi et d’évaluation de plan de formation ;
– Appliquer les principes d’andragogie ;
– Rédiger des notes, des lettres administratives, des rapports, des synthèses …
4.2.c. Savoir-faire relationnels
– Faire preuve de réactivité ;
– Faire preuve de rigueur et d’organisation ;
– Respecter les obligations de confidentialité ;
– Ecoute et pédagogie.
4.2.d. Savoir-faire techniques
– Alerter sur les anomalies, les dysfonctionnements et les risques ;
-Faire la part entre les informations confidentielles et celles diffusables ;
– Conseiller, orienter les salariés sur leurs droits, leurs obligations et les démarches à effectuer au regard de leur demande.
4.2.e. Savoir-être
– Enthousiaste et conviviale ;
– Créative, dynamique et ouverte ;
– En constante écoute active ;
– Avoir l’esprit d’équipe ;
– Sens développé de la relativité ;
– Grande capacité d’observation, d’analyse et de synthèse ;
– Etre une femme de contact et de dialogue ;
-Agir avec empathie et humilité ;
– Etre attentive aux besoins des autres
V/ QUALIFICATIONS
La titulaire du poste doit être convaincue de la mission et la vision du Fonds et s’engager à respecter ses valeurs et contribuer à réaliser ses objectifs. Elle doit avoir :
• Diplôme universitaire de second cycle en finances, Ressources Humaines, en droit public ou discipline apparentée, ou années équivalentes d’expérience dans l’un de ces domaines ;
• Au moins cinq ans d’expérience professionnelle à des niveaux de responsabilité dans les domaines de la budgétisation, de la gestion financière et des ressources humaines de l’élaboration de rapports financiers ;
• Une expérience au sein d’une organisation internationale est fortement souhaitable ;
• Maîtrise de la législation sociale et bonne connaissance du droit du travail ;
• Excellentes capacités d’analyse et de rédaction de rapports ;
• Excellentes compétences en communication et en facilitation et expérience dans la transmission d’informations complexes à des parties prenantes de différents capacité et niveaux d’expérience ;
• Bonne connaissance et compréhension du mouvement des femmes ou de la société civile ;
• Parfaite compréhension des questions de genre et de développement ;
• Parfaite maîtrise de l’outil informatique et des logiciels de comptabilité Sage Saari, QuickBooks et de gestion de la paie ;
• Parfaite maîtrise du Français, à l’écrit et à l’oral ;
• Bonne connaissance de l’Anglais ;
• Sens avéré de la confidentialité.
COMMENT POSTULER ?
Pour postuler, veuillez envoyer votre dossier de candidature contenant les pièces ci-dessous à emplois@xoese.org dès que possible et avant la date limite du 7 juin 2020 :
1. Une lettre de motivation (incluant votre prétention salariale),
2. Un curriculum vitae récent,
3. Les copies de vos diplômes et attestations,
4. Les coordonnées de vos anciens employeurs,
5. Les coordonnées de trois personnes de référence.
Veuillez mentionner le titre du poste « Responsable Finances & Ressources Humaines » dans l’objet du message.
XOESE encourage les personnes issues des minorités ethniques, des communautés autochtones et les personnes handicapées à postuler. Toutes les candidatures seront traitées dans la plus stricte confidentialité.
En raison du nombre élevé de candidatures que nous recevons, nous regrettons de ne pas pouvoir répondre personnellement aux candidates qui ne seront pas présélectionnées.
Si vous n’avez pas eu de nos nouvelles dans les six semaines suivant la date limite, veuillez supposer que votre dossier n’a pas été retenu. Seules les candidates présélectionnées pour une interview seront contactées.
Toutes les candidates présélectionnées devront se soumettre à de rigoureuses vérifications relatives aux références fournies ainsi qu’à leurs antécédents professionnels.
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