Universal Music Africa, un des leaders de la production, distribution musicale et de l’événementiel sur le continent africain recherche un (e) Assistant (e) exécutif (ve) du directeur général. Le poste est basé à Abidjan (Côte d’Ivoire).
Description du poste
Sous la supervision du directeur général de Universal Music Africa, le/la candidat (e) aura pour mission de lui apporter une assistance globale et un soutien solide et permanent en matière d’organisation. A ce titre, il/elle doit :
- L’accompagner dans la planification et dans la préparation de ses engagements professionnels ;
- Assurer l’accueil et l’information de ses interlocuteurs, dans un esprit de courtoisie, de réserve et d’efficacité ;
- Être en capacité d’apporter un premier niveau de réponse et contribuer à la bonne circulation de l’information ;
- Suivre les projets et activités de la Direction Générale, et piloter certains dossiers en autonomie.
Compétences globales
- Maîtriser les techniques d’assistanat, de secrétariat et de communication ;
- Gestion des priorités, respecter les délais et gérer les urgences ;
- Assurer une bonne transmission de l’information ;
- Savoir travailler de manière autonome ;
- Savoir prendre des initiatives ;
- Produire un travail rapide, fiable et de qualité ;
- Savoir respecter les procédures ;
- Posséder des qualités d’organisation et de classement ;
- Savoir prendre des notes, rédiger des courriers et des comptes rendus ;
- Faire preuve de capacité de synthèse ;
- Savoir s’adapter à la diversité des tâches et des interlocuteurs.
Compétences organisationnelles
- Optimiser l’efficacité de la direction générale de Universal Music Africa ;
- Organiser l’agenda et la prise de RDV en fonction des priorités du Directeur Général ;
- Organiser les déplacements du Directeur Général ;
- Assurer la logistique des réunions et des séminaires ;
- Assurer la collecte des éléments auprès des services pour la préparation des réunions ;
- Préparer différentes réunions et en réaliser les comptes rendus ;
- Faire circuler l’information entre la Direction Générale et les services de la filiale et du Groupe ;
- Mettre en place les procédures de communication entre la Direction Générale et les services.
Compétences administratives
- Traiter et filtrer les mails du Directeur Général ;
- Rappeler et synthétiser les informations importantes et transmettre les messages ;
- Intégrer les priorités du service dans la gestion quotidienne de vos activités ;
- Saisir et mettre à jour les bases de données (fiches contact, répertoire, etc.) ;
- Constituer et préparer les dossiers ;
- Classer et archiver (papier et numérique) les documents et informations ;
- Saisir, mettre en forme divers documents ; • Réaliser et diffuser des mailings ;
- Maitriser les outils bureautiques tels que Word, Excel, Powerpoint, Outlook, etc.
Formation
Bac +4/5 Administration, Communication, Gestion ou équivalent.
Expérience professionnelle
Expérience professionnelle d’au moins 3 ans dans une fonction comparable idéalement acquise auprès d’une direction générale.
Comment postuler ?
Si vous souhaitez intégrer une équipe dynamique et ambitieuse, envoyez votre candidature via le formulaire accessible ici.
Voir l’intégralité de l’annonce ici.
Source : Musicinafrica.net
Laisser un commentaire